Bagaimana cara perusahaan membuat struktur organisasi? Banyak perusahaan mengalami kesulitan ketika melakukan proses penyusunan struktur organisasinya.
Permasalah pertama adalah pertumbuhan organisasi yang tidak direncanakan sebelumnya. Dimana organisasi memaksa karyawan untuk belajar menjalankan banyak fungsi dan lintas batas. Akibatnya fungsi koordinasi dan instruksi lebih banyak mengarah kepada pimpinan puncak dan menyebabkan organisasi gagal untuk mengembangkan fungsi tanggung jawab yang profesional pada diri karyawannya.
Permasalah kedua adalah kelalaian dalam melakukan proses investasi pengembangan sumber daya manusia. Dimana perusahaan memberikan toleransi yang terlalu tinggi pada individu karyawan yang mengakibatkan fungsi-fungsi manajemen menengah tidak dapat berkembang secara optimal dan akibatnya fungsi serta alir struktur menjadi tidak berguna dan struktur hanyalah formalitas di atas kertas saja.
Permasalahan ketiga adalah alpanya perusahaan untuk melakukan proses perbaikan alir proses. Suatu konsep manajemen yang dibuat tanpa sistem yang kuat dan konsisten sehingga mengakibatkan proses menjadi lebih banyak dijalankan dalam mekanisme verbal dan subyektif.
Lalu langkah apa yang sangat diperlukan organisasi atau perusahaan ketika akan melakukan proses perbaikan pengembangan struktur.
Tips Pertama: Identifikasi Business Process
Pelajari bisnis operasional perusahaan Anda secara tepat dan efektif. Buatlah pemetaan proses secara tepat yang kemudian berguna untuk memastikan bahwa penetapan proses operasional perusahaan Anda dikelompokkan ke dalam satuan fungsi yang menjelaskan alir proses. Pengelompokan ini kemudian dibagi menjadi beberapa levelling penetapan dalam organisasi yang kemudian disebut sebagai struktur organisasi.
Tips Kedua: Lakukan Penetapan Struktur Organisasi sesuai dengan Strategi Perusahaan
Tetapkan framework yang kuat terkait dengan dengan proses pengembangan dan operasional dari strategi tersebut. Misalnya, perusahaan dengan karakteristik company of sales tentunya adalah perusahaan yang menetapkan alokasi jumlah sumber daya manusia terbesar di unit kerja sales dibandingkan dengan type perusahaan company of manufacturing. Jangan membuat konsep sebaliknya, dimana struktur organisasi justru dibuat di awal baru kemudian dikembangkan strategi perusahaan.
Tips Ketiga: jangan Mempertimbangkan Potret Perusahaan Saat Ini
Banyak perusahaan takut untuk menyusun struktur organisasi yang ideal karena pertimbangan kondisi kompetensi sdm perusahaan yang ada pada saat ini. Misalnya, kompetensi sdm yang belum mumpuni untuk mengakomodasi jalur koordinasi ataupun fungsi instruksi. Jangan takut, tetapkan ideal sesuai strategi dan kemudian tetapkan konsep pengembangan sdm lanjutan agar dapat mengakomodasi struktur, tetapkan pelatihan dan pengembangan yang tepat dalam struktur perusahaan yang ada saat ini.
Tips Keempat: Tetapkan Fungsi Perencana dan Fungsi Eksekutor
Struktur yang tepat dapat memisahkan posisi dengan fungsi perencana dan fungsi eksekutor, sehingga secara otomatis, fungsi ini dapat berperan secara maksimal dalam mengoptimalkan output kinerja perusahaan yang ada. Bagaimana proses dan konsep pengembangan fungsi operasional menjadi suatu bentuk pengembangan kinerja perusahaan yang tepat. Fungsi perencana harus ditetapkan untuk memastikan proses yang dijalankan oleh eksekutor masih berada pada batasan operasional yang ditetapkan dalam Standard Operating Procedure.
Tips Kelima: Alir Instruksi dan Alir Proses
Hal yang sangat penting dalam menetapkan struktur adalah melakukan proses perencanaan dan pengembangan terkait dengan status alir instruksi dan alir proses yang tepat untuk dijalankan. Bagaimana suatu konsep alir instruksi menjadi suatu pedoman yang kuat terjelaskan dalam struktur, sehingga tidak menjadi suatu ketidakkonsistenan antara alir instruksi yang ditetapkan dalam proses dan yang ditetapkan dalam struktur organisasi.
Sangat menarik bukan? Konsep pengembangan dan penerapan terhadap status operasional penyusunan struktur organisasi bukanlah sesederhana yang dibayangkan oleh banyak perusahaan. Lakukan pertimbangan yang matang sebelum dilakukan penetapan struktur agar status pengembangan perusahaan tidak mengalami permasalahan yang krusial. Ada baiknya untuk melakukan komunikasi referensi eksternal ataupun konsultasi untuk melakukan proses komunikasi dan konsultan eksternal. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)
KONSULTAN STRATEGI BISNIS 